BAB I
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Pendidikan Sistem Ganda / Praktek Kerja Industri (PSG / PRAKERIN) adalah suatu kegiatan kerja lapangan yang bertujuan untuk meningkatkan kinerja, wawasan dan keterampilan serta pengetahuan bagi siswa-siswi dalam bekerja di dunia nyata.
Kegiatan PSG / PRAKERIN ini sangat diwajibkan dan suatu keharusan sesuai dengan yang telah ditetapkan oleh Pemerintah untuk sekolah yang bersifat kejuruan atau Sekolah Menengah Kejuruan (SMK), karena di SMK kegiatan PSG / PRAKERIN sangat membantu untuk kegiatan Ujian Akhir Sekolah (UAS) dan Ujian Nasional (UN). Tanpak mengikuti kegiatan PSG / PRAKERIN di Sekolah Menengah Kejuruan maka tidak dapat mengikuti Ujian Akhir baik ujian sekolah maupun Ujian Nasional, serta dinyatakan tidak lulus.
Praktek Kerja Instansi (PRAKERIN) adalah suatu keharusan bagi siswa/siswi untuk dapat menerapkan apa yang didapat dari sekolah dan dipraktekan langsung di suatu instansi atau di dunia industri dimana siswa-siswi mengadakan praktek kerja lapangan. Dengan demikian siswa-siswi dapat merasakan suatu kegiatan kerja secara langsung dan nyata yang dilaksanakan dengan tekun dan sungguh-sungguh sebab dalam melaksanakan suatu pekerjaan harus didasari keseriusan.
Kegiatan PSG / PRAKERIN juga suka di laksanakan di sekolah yang bersifat umum, seperti SMA dan MA, tetapi tidak diwajibkan oleh Pemerintah. Di sekolah bersifat umum kegiatan PSG / PRAKERIN dilaksanakan hanya bagi siswa-siswi yang berkeinginan menambah wawasan dan pengetahuan. Selain itu pelaksanaannya pun tidak begitu lama hanya sekitar paling lama dua minggu. Sebaliknya untuk sekolah yang bersifat kejuruan kegiatan ini dilaksanakan sekurang-kurangnya selama tiga bulan berturut-turut.
Dengan adanya kegiatan seperti ini, siswa-siswi dapat mengetahui bagaimana cara kerja dan hidup mandiri seperti yang telah kami laksanakan di Instansi Sekretariat Daerah (SETDA) Kabupaten Sukabumi. Di sana kami dapat mengetahui kegiatan-kegiatan yang selama ini dilakukan oleh para pegawai atau para staf SETDA Kabupaten Sukabumi.
Tujuan PSG / PRAKERIN
Adapun tujuan dari kegiatan PSG / PRAKERIN ini dibagi menjadi dua bagian, yaitu :
Tujuan Umum
Tujuan umum melaksanakan kegiatan PSG / PRAKERIN ini adalah untuk meningkatkan kinerja, keterampilan, wawasan, dan pengetahun.
Tujuan Khusus
Tujuan Khusus dari kegiatan PSG / PRAKERIN ini adalah sebagai berikut :
Meningkatkan pengetahuan pembelajaran di luar sekolah atau di dunia nyata.
Meningkatkan dan mengembangkan kemampuan yang dimiliki.
Agar mempunya pengalaman kerja di dunia nyata (Industri / Instansi).
Belajar hidup mandiri.
Manfaat dan Kegunaan PSG / PRAKERIN
Manfaat atau kegunaan dari kegiatan Pendidikan Sintem Ganda / Praktek Kerja Industri (PSG / PRAKERIN) diantaranya yaitu :
Bagi siwa, pengalaman PSG / PRAKERIN dapat menjadi bekal tambahan dan pengalaman untuk diamalkan ilmunya kelak di masyarakat.
Bagi SMK Bina Anak Bangsa Khususnya Kompetensi Keahlian Teknologi Komputer dan Jaringan, dapat menjalin kerjasama yang saling membutuhkan dengan Instansi atau Perusahaan serta kedepannya dapat dibutuhkan oleh Perusahaan atau Instansi tersebut.
Bagi Masyarakat, Perusahaan atau Instansi terkait mendapat kemudahan dan bantuan dalam mendapatkan tenaga siap pakai guna menyelesaikan pekerjaan dan memecahkan masalah yang dihadapi.
Waktu dan Tempat Pelaksanaan PSG / PRAKERIN
Waktu pelaksanaan
Waktu pelaksanaan kegiatan Pendidikan Sistem Ganda (PSG) / Praktek Kerja Industri (PRAKERIN) dilaksanakan berdasarkan ketentuan Panitia PSG / PRAKERIN dari Pihak Sekolah yaitu dimulai dari Tanggal 19 Juli 2010 sampai dengan 27 September 2010.
Tempat Pelaksanaan
Tempat pelaksanaan Kegiatan Pendidikan Sistem Ganda (PSG) / Praktek Kerja Industri (PRAKERIN) yaitu di Sekretariat Daerah (SETDA) Kabupaten Sukabumi.
(Jadwal dan Program Kerja Kegiatan PSG / PRAKERIN terlampir).
BAB II
TINJAUAN UMUM
SEJARAH SINGKAT KABUPATEN SUKABUMI
Dibandingkan dengan daerah lainnya di Jawa Barat, Kabupaten Sukabumi dapat dikatakan daerah termuda, yang semula Sukabumi merupakaan salah satu DISTRIK yang berada dibawah Pemerintahan Kabupaten Cianjur, pada masa Pemerintahan Belanda status pemerintah pada waktu itu disebut “Kacutan” yang di kenal GUNUNG PARANG.
Tanah yang subur serta iklim yang baik, menarik pemerintah kolonial Belanda saat itu untuk membuka perkebunan yang terjadi pada pemerintahan dalam pertengahan tahun 1872. Perkebunan itu mengalami perkembangan yang terdiri dari perkebunan teh luas wilayahnya tetap seperti semula tidak ada perubahan.
Pada tahun 1914 tepat pada tanggal 1 April 1914, Ibu Kota Distrik Sukabumi yang luasnya meliputi 1,125 Ha ini, resmilah menjadi daerah otonom dengan status “Gemente” yang sekarang menjadi pemerintah Kotamadya Daerah Tingkat II Sukabumi, daerah luas wilayah tetap seperti semula tidak ada perubahan.
Adapun pemilihan distrik Sukabumi dari Kabupaten Cianjur baru pada tahun 1921 dan sejak itulah wilayah semula bernama Kacutan Gunung Parang mempunyai pemerintahan daerah otonom, dan dikuatkan dengan UU No. 14 tahun 1950 tentang terbentuknya daerah kabupaten di Jawa Barat, sehingga daerah sekarang ini menjadi Pemerintah Daerah Tingkat II Kabupaten Sukabumi yang bermotokan “GEMAH RIPAH LOH JINAWI” dan sekarang dirubah lagi sebutannya menjadi Pemerintah Kabupaten Sukabumi.
1. Periode pemerintahan kolonial Belanda dan Jepang.
a. R. AA. Soerianata Brata(1921-1930)
b. R. AA. Soerya Danoeningrat(1930-1945)
2. Periode Republik
a. MR. Haroen(1945)
b. M. Soewardi(1946)
c. R. AA. Hilman Djadjadiningrat(1947)
2. Periode Rekomba
a. R. AA. Soeryadanuningrat(1947-1950)
3. Periode Republik
a. R. Wijaya Surya(1950-1958)
b. R. Harjasutisna (Kep. Daerah)
R. Abdulrahman Soerianata Tanuwijaya(1958-1960)
c. R. Koedi Suryadiharja (1960-1967)
d. Kolonel Polisi H. Anwari(1967-1978)
e. Drs. HMR. Zaenudin(1978-1983)
f. Drs. H. Ragam Santika(1983-1989)
g. Ir. Muhamad(1989-1994)
h. Drs. H. Utang Moch. Muchtar(1994-1999)
i. Drs. H. Maman Sulaeman(1999-2004)
j. Drs. H. Sukmawijaya, MM(2004-sekarang)
Letak Geografis Dan Batas Wilayah
Kabupaten Sukabumi merupakan salah satu kabupaten dengan wilayah terluas di Jawa Barat dengan ± 319.970 Ha membentang dari selatan propinsi ini. Berada pada 650-730 LS, 30-107 BT. Beriklim trofis dengan curah hujan rata-rata 3.000 mm/tahun, serta dengan suhu antara 20-30ยบ C.
Potensi Kabupaten Sukabumi yang sejak awal perkembangan sejarahnya ditandai dengan sektor pertanian, khususnya sektor perkebunan yang menyebar di bagian utara dengan selatan Sukabumi.
Bagian utara berbatasan dengan Kabupaten Bogor dan Cianjur ditandai dengan kehadiran Gunung Gede, Pangrango dan bagian selatan berhadapan langsung dengan Samudra Indonesia, sebelah timur berbatasan dengan Kabupaten Cianjur dan Kotamadya Sukabumi serta di bagian barat berbatasan dengan Propinsi Banten. wilayah Kabupaten Sukabumi memiliki ketinggian hingga 3.000 dpl. Dan sejak tahun 2001 Ibu Kota Pemerintahan dipindahkan ke Kota Palabuhanratu yang berjarak 160 km dari Jakarta.
Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor : 6 tahun 1998 tentang pemindahan Ibu Kota Kabupaten Sukabumi ke Kecamatan Palabuhanratu. Kabupaten Sukabumi efektif pelaksanaannya terhitung tanggal 1 Maret 2001 Pemerintahan Kab. Sukabumi di dukung oleh :
Lembaga Legislatif (Dewan Perwakilan Rakyat Daerah) :
Jumlah Anggota DPRD 50 orang
4 (empat) Komisi
7 (tujuh) Fraksi
Lembaga Eksekutif :
Bupati/Wakil Bupati
Sekrataris Daerah
4 (empat) Asisten Sekretaris Daerah
11 (sebelas) Bagian
Lembaga Teknis Daerah
7(tujuh) Badan
17 (tujuh belas) Dinas
14 (empat belas) Kantor
3 (tiga) RSUD
4 (empat) Perusahaan Daerah
47 (empat puluh tujuh) Kecamatan
4 (Empat) Kelurahan
344 (tiga ratus empat puluh empat) Desa
Adapun Kecamatan terdiri dari :
Kecamatan Sukaraja
Kecamatan Cireunghas
Kecamatan Kebonpedes
Kecamatan Sukalarang
Kecamatan Sukabumi
Kecamatan Cisaat
Kecamatan Cicantayan
Kecamatan Gunungguruh
Kecamatan Kadudampit
Kecamatan Cibadak
Kecamatan Cikidang
Kecamatan Nagrak
Kecamatan Parungkuda
Kecamatan Cicurug
Kecamatan Kalapanunggal
Kecamatan Parakansalak
Kecamatan Warungkiara
Kecamatan Bantargadung
Kecamatan Cikembar
Kecamatan Palabuhanratu
Kecamatan Simpenan
Kecamatan Cisolok
Kecamatan Cikakak
Kecamatan Jampangtengah
Kecamatan Purabaya
Kecamatan Lengkong
Kecamatan Ciracap
Kecamatan Ciemas
Kecamatan Jampangkulon
Kecamatan Surade
Kecamatan Kalibunder
Kecamatan Tegalbuleud
Kecamatan Cidahu
Kecamatan Sagaranten
Kecamatan Nyalindung
Kecamatan Gegerbitung
Kecamatan Cidolog
Kecamatan Kabandungan
Kecamatan Pabuaran
Kecamatan Waluran
Kecamatan Cidadap
Kecamatan Caringin
Kecamatan Bojonggenteng
Kecamatan Curugkembar
Kecamatan Cibitung
Kecamatan Ciambar
Kecamatan Cimanggu
Kelurahan terdiri dari:
Kelurahan Palabuhanratu
Kelurahan Cicurug
Kelurahan Cibadak
Kelurahan Surade.
STRUKTUR ORGANISASI SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN SUKABUMI
Sesuai dengan Peraturan Bupati Sukabumi Nomor 7 Tahun 2010 Tanggal 8 Pebruari 2010, tentang Struktur Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Sukabumi terdiri dari :
Unsur Pimpinan : Sekretaris Daerah
Unsur Pembantu Pimpinan : Asisten Sekretaris Daerah
Kelompok Jabatan Fungsional
Staf Ahli Bupati
Unsur Tenaga Struktur : Kepala Bagian-Bagian
(Lebih Jelasnya BaganStruktur Organisasi terlampir)
VISI DAN MISI SEKRETARIAT DAERAH TAHUN 2008 – 2010
a. Visi :
”Terwujudnya Peningkatan Koordinasi dan Pelayanan dalam Perumusan Kebijakan Pemerintah Daerah”
b. Misi :
Meningkatkan koodinasi dalam perumusan kebijakan dibidang pemerintahan, hukum dan pertahanan;
Meningkatkan koordinasi dalam perumusan kebijakan dibidang penyelenggaraan perekonomian dan pembangunan;
Meningkatkan koordinasi dalam perumusan dibidang kesejahteraan rakyat;
Meningkatkan pelayanan dan pengendalian dibidang administrasi umum, organisasi dan tatalaksana serta hubungan masyarakat dan protokol.
BAB III
TINJAUAN KHUSUS
PENCIPTAAN, PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN NASKAH DINAS
LAMPIRAN I KEPUTUSAN BUPATI SUKABUMI NOMOR 07 TAHUN 2001 TANGGAL 17 APRIL 2001 TENTANG TATA KEARSIPAN PEMERINTAH KABUPATEN SUKABUMI
PENGERTIAN
a. Naskah Dinas adalah alat komunikasi kedinasan dalam bentuk tertulis yang mengikat atau tidak mengikat, yang terdiri dari :
Naskah dinas biasa adalah naskah dinas yang isinya tidak mengikat, tidak memerlukan tindak lanjut, tidak mengandung informasi penting dan tidak mengandung konsepsi kebijaksanaan.
Naskah dinas penting adalah naskah dinas yang isinya mengikat, memerlukan tindak lanjut mengandung informasi penting dan konsepsi kebijaksanaan.
Naskah dinas rahasia adalah naskah dinas yang isinya memerlukan perlindungan karena jika bocor akan menimbulkan kerusakan/kerugian besar, mengurangi kredibilitas negara, menyulitkan terlaksananya strategi pemerintahan umumnya.
b. Kartu Kendali adalah lembar isian untuk pencatatan, penerimaan, penyampaian, penemuan kembali dan sekaligus sebagai alat penyerahan arsip.
Kartu kendali ini dibagi menjadi 2 bagian, antara lain :
Kartu kendali masuk adalah lembar isian untuk pencacatan, penerimaan, penyampaian naskah dinas masuk.
Kartu kendali keluar adalah lembar isian untuk pencatatan, penyampaian naskah dinas keluar.
c. Daftar Pengendalian adalah daftar yang digunakan untuk menginventarisir naskah dinas masuk dan naskah dinas keluar yang sudah dicatat dalam kartu kendali sebagai alat kontrol.
d. Kartu Tunjuk Silang adalah formulir yang dipergunakan untuk memberikan petunjuk tentang adanya lebih dari satu masalah pada satu naskah dinas dan sebagai sarana petunjuk tentang adanya hubungan dengan naskah (file) yang lain.
e. Lembar Pengantar adalah formulir yang dipergunakan sebagai alat penyampaian untuk naskah dinas biasa dan naskah dinas rahasia.
Kartu Disposisi adalah lembar isian untuk menuliskan instruksi/informasi.
Tata Usaha Unit Pengolah adalah unit kerja ketatausahaan di unit pengolah.
Pengolah adalah staf yang bertugas melakukan pengolahan naskah dinas.
Penerima adalah pengolah yang bertugas menerima naskah dinas yang disampaikan baik oleh pengantar pos, telekomunikasi, caraka dan perorangan.
j. Pengarah Naskah Dinas adalah pengolah yang bertugas mengarahkan naskah dinas masuk yang harus disampaikan unit pengolah dengan mencantumkan kode klasifikasi dan indeks.
k. Pengendali/Pencatat adalah pengolah yang bertugas melakukan pencatatan dan pengendalian naskah dinas masuk dan naskah dinas keluar.
l. Pengirim Naskah Dinas adalah pengolah yang bertugas melakukan pengiriman naskah dinas.
m. Penyimpanan Naskah Dinas adalah pengolah yang bertugas melakukan penyimpanan dan pemilihan naskah dinas.
PENCIPTAAN NASKAH DINAS
a. Penciptaan naskah dinas yaitu proses kegiatan sejak pembuatan draf/konsep pengetikan, penandatanganan, penomoran sampai naskah tersebut digunakan.
Kegiatan yang harus diperhatikan dalam menciptakan naskah dinas :
Pemilihan jenis kertas dan tinta;
Bentuk naskah dinas dilihat dari pembagian kewenangan masalah naskah dinas;
Penentuan sifat surat;
Penggunaan kop surat;
Tata cara pengetikan;
Penulisan nomenklatur;
Penggunaan a.n dan u.b;
Pembubuhan paraf;
Penomoran naskah dinas;
Pengisian tembusan;
Penyampulan surat atau naskah dinas.
b. Tata cara penciptaan naskah dinas mengacu pada pengaturan perundang-undangan yang mengatur naskah dinas.
Pengurusan dan Pengendalian Naskah Dinas
a. Sarana Pengendalian Naskah Dinas
Pengendalian naskah dinas meliputi kegiatan pengurusan naskah dinas masuk, naskah dinas keluar, penyimpanan, penemuan kembali, peminjaman dan pemeliharaan naskah dinas. Dalam proses pengurusan dan pengendalian naskah dinas dipergunakan sarana pengendalian sebagai berikut
CARA PENGISIAN KARTU KENDALI NASKAH DINAS MASUK
Kolom indeks : Diisikan indeks masalah naskah dinas
Kolom kode : Diisikan kode klasifikasi menurut pola klasifikasi
Kolom kode urut : Diisikan nomor urut berdasarkan pengendalian
Kolom perihal : Diisikan perihal dalam naskah
Kolom isi ringkas : Diisikan ringkasan dari isi naskah dinas
Kolom dari : Diisikan dari siapa naskah dinas tersebut diterima
Kolom tgl naskah dinas : Diisikan tanggal naskah dinas yang diterima
Kolom no naskah dinas : Diisikan nomor naskah dinas
Kolom lampiran : Diisikan jumlah lampiran naskah dinas
Kolom pengolah : Diisikan unit pengolah mana yang akan menyelesaikannya
Kolom tanggal : Diisikan tanggal naskah dinas diteruskan ke unit pengolah
Kolom tanda terima : Diisikan paraf dan nama petugas yang menerima naskah dinas
Kolom catatan : Diisikan cacatan yang diperlukan atau keterangan yang perlu dicatat
Ukuran : 10 x 15 cm.
CARA PENGISIAN KARTU KENDALI NASKAH DINAS KELUAR
Kolom indeks : Diisikan indeks masalah naskah dinas
Kolom kode : Diisikan kode klasifikasi menurut pola klasifikasi
Kolom nomor urut : Diisikan nomor urut berdasarkan daftar pengendalian
Kolom perihal : Diisikan perihal dalam naskah dinas
Kolom isi ringkas : Diisikan ringkasan dari isi naskah dinas
Kolom kepada : Diisikan kepada siapa naskah dinas tersebut diteruskan
Kolom pengolah : Diisikan unit pengolah mana yang membantu naskah dinas
Kolom tanggal naskah dinas : Diisikan tanggal naskah dinas dikendalikan
Kolom lampiran : Diisikan berapa lembar lampiran yang disertakan dinas
Kolom catatan : Diisikan catatan yang diperlukan atau keterangan yang perlu dicatat
Ukuran : 10 x 15 cm.
Kartu Tunjuk Silang.
1. Kode Klasifikasi : Diisikan kode klasifikasi dari masalah naskah dinas
2. Kolom nomor urut : Diisikan nomor urut dari jumlah naskah dinas yang didaftar
3. Kolom nomor naskah dinas : Diisikan nomor naskah dinas yang didaftar
4. Kolom uraian/perihal : Diisikan perihal atau uraian dari naskah dinas yang didaftar
5. Kolom kode boks : Diisikan nomor boks dimana naskah dinas disimpan
6. Kolom kode rak : Diisikan nomor rak dimana naskah dinas disimpan
7. Kolom unit pengelola : Diisikan unit pengolah yang membuat naskah dinas
8. Kolom keterangan : Diisikan keterangan atau informasi yang diperlukan.
Daftar pengendali naskah dinas masuk
Contoh : DAFTAR PENGENDALI NASKAH DINAS MASUK
CARA PENGISIAN DAFTAR PENGENDALIAN NASKAH DINAS MASUK
1. Kode klasifikasi : Diisikan kode klasifikasi dari masalah naskah dinas
2. Kode nomor urut : Disikan nomor urut dari jumlah naskah dinas yang didaftar
3. Kolom nomor naskah dinas : Diisikan nomor naskah yang didaftar
4. Kolom tanggal penerimaan : Diisikan tanggal diterimanya naskah dinas diunit kearsipan
5. Kolom uraian/perihal : Diisikan perihal atau uraian dari naskah dinas yang didaftar
6. Kolom tanggal penyampaian : Diisikan tanggal disampaikan naskah dinas dari unit kearsipan ke unit pengolah
7. Kolom unit pengolah : Diisikan unit pengolah yang akan memproses naskah dinas tersebut
8. Kolom keterangan : Diisikan keterangan atau informasi yang diperlukan
Lembar Pengantar
1). Lembar pengantar naskah dinas biasa
CARA PENGISISAN LEMBAR PENGANTAR NASKAH DINAS BIASA
Kepada : Diisikan unit pengolah yang dituju
Nomor urut : Diisikan nomor urut lembar pengantar
Kolom asal naskah : Diisikan dari mana asal naskah dinas tersebut berasal
Kolom tgl., no. naskah dinas : Diisikan tanggal dan nomor naskah dinas
Kolom perihal : Diisikan perihal naskah dinas
Kolom diterima tanggal : Diisikan tangal penerima naskah dinas oleh unit pengolah
Kolom tanggal pengirim : Diisikan tanggal pengiriman naskah dinas oleh unit kearsipan
Kolom yang menerima : Diisikan tandatangan, nama serta NIP petugas penerima diunit pengolah
Kolom yang mengirim : Diisikan tanda tangan, nama tentang petugas kearsipan
Ukuran : Kwarto
2). Lembar pengantar naskah dinas biasa
CARA PENGISISAN LEMBAR PENGANTAR NASKAH DINAS RAHASIA
Kepada : Diisikan unit pengolah yang dituju
Nomer urut : Diisikan nomor urut naskah dinas yang dikirim
Kolom asal naskah dinas : Diisikan dari mana naskah dinas berasal
Kolom tgl., no. naskah dinas : Diisikan tanggal dan nomor naskah dinas
Kolom perihal : Diisikan perihal naskah dinas
Kolom diterima tanggal : Diisikan tangal penerima naskah dinas oleh unit pengolah
Kolom tanggal pengirim : Diisikan tanggal pengiriman naskah dinas oleh unit kearsipan
Kolom yang menerima : Diisikan tandatangan, nama serta NIP petugas penerima diunit pengolah
Kolom yang mengirim : Diisikan tanda tangan, nama tentang petugas kearsipan
Ukuran : Kwarto
Kartu Disposisi
CARA PENGISIAN KARTU DISPOSISI
Kolom indeks : Diisikan Indeks Naskah Dinas
Kolom tgl. penyelesaian : Diisikan tanggal naskah dinas tersebut harus diselesaikan
Kolom dari : Diisikan asal naskah dinas
Kolom perihal : Diisikan perihal dalam naskah dinas
Kolom tgl. naskah dinas : Diisikan tanggal naskah dinas
Kolom nomor naskah dinas : Diisikan nomor naskah dinas
Ukuran : 15 X 21 cm
4. SATUAN KERJA DALAM PROSES PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN NASKAH DINAS
a. Unit Kearsipan meliputi :
1). Penerima naskah dinas;
2). Pengarah naskah dinas;
3). Pencatat khusus naskah dinas;
4). Pengendalian naskah dinas;
5). Penyimpanan naskah dinas;
6). Ekspedisi atau pengirim.
b. Tata Usaha Pimpinan.
c. Unit Pengolah meliputi :
1). Tata Usaha unit pengolah;
2). Pencatat khusus naskah dinas rahasia;
3). Pimpinan unit pengolah;
4). Unit atau unsur pelaksana.
MEKANISME PROSES PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN NASKAH DINAS BIASA, PENTING DAN RAHASIA.
(a). Pengendalian Naskah Dinas Masuk
Pengolah yang terlibat dalam pengurusan dan pengendalian naskah dinas masuk adalah :
1. Unit Kearsipan :
Penerimaan;
Pengarah;
Pengendali;
Pencatat Khusus/Rahasia;
Pengirim;
Penyimpanan.
2. Unit Pengolah :
a. Tata Usaha :
(1) Penerima,
(2) Penyimpan,
(3) Pengirim.
b. Pimpinan.
Dalam melaksanakan tugasnya pimpinan unit pengolah melakukan kegiatan-kegiatan sbb :
1. Menerima naskah dinas berikut 2 lembar kartu disposisi dari tata usaha unit pengolah;
2. Meneliti naskah dinas beserta kelengkapannya dan kartu disposisi yang disampaikan tata usaha unit pengolah apakah naskah dinas tersebut sudah benar arahan catatan instruksi/ informasi untuknya;
3. Setelah membaca isi naskah dinas kemudian membubuhkan disposisi pada kolom instruksi/informasi;
4. Menyampaikan naskah dinas berikut 2 kartu disposisi yang sudah di disposisi/diarahkan kepada tata usaha unit pengolah untuk diteruskan kepada pelaksana sesuai isi disposisi.
c. Pelaksana.
Dalam melaksanakan tugasnya, pelaksana melakukan kegiatan-kegiatan sebagai berikut :
1. Menerima naskah dinas berikut 2 kartu disposisi dan tata usaha unit pengolah untuk memproses lebih lanjut;
2. Meneliti naskah dinas yang disampaikan tata usaha unit pengolah apakah naskah permasalahannya dalam naskah dinas tersebut sudah benar diarahkannya/didisposisi untuknya;
3. Memaraf kedua disposisi sebagai tanda terima;
4. Mengembalikan kartu disposisi lembar 2 kepada tata usaha unit pengolah.
(b).Pengendalian Naskah Dinas Keluar
Pengolah yang terlibat dalam pengurusan dan pengendalian naksah dinas keluar adalah :
1. Tata Usaha Unit Pengolah
a. Meneliti kembali kelengkapan naskah dinas yang sudah ditanda tangani (rangkap 3);
b. Menyampaikan naskah dinas yang sudah ditanda tangani kepada pengendali pada unit kearsipan;
c. Menerima kartu kendali lembar 3 beserta alas naskah dinas (naskah dinas yang tidak ada paraf pembuat konsep dari pengendali);
d. Menyususn kartu kendali lembar 3 dalam kotak/laci kartu kendali berdasarkan kode klasifikasi dalam susunan kode, kartu kendali disusun berdasarkan abjad pada indeks;
e. Menyimpan/menyusun alas naskan dinas (naskah dinas yang tidak ada paraf pembuat konsep) dari pengendali ke dalam filling cabinet disusun berdasarkan urutan kode klasifikasi.
2. Unit Kearsipan
a. Pengendali,
b. Penyimpan,
c. Pengirim.
(c).Proses pengurusan dan pengendalian naskah dinas tercatat masuk.
Pelaksanaan pengurusan dan pengendalian naskah dinas tercatat sama dengan pengurusan dan pengendalian naskah dinas lainnya, hanya dalam kolom catatan ditulis kata-kata “Tercatat Nomer Resi ……..”.
2. Pencatatan naskah dinas tercatat penanganannya dapat dilaksanakan sekaligus oleh pencatatat khusus naskah dinas rahasia.
PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN NASKAH DINAS DI KECAMATAN/PERWAKILAN MENGGUNAKAN KARTU KENDALI
Pengurusan dan pengendalian naskah dinas di Kecamatan menggunakan kartu kendali rangkap 3 yakni :
- Kartu kendali putih, hijau dan merah untuk naskah dinas masuk.
- Kartu kendali putih, kuning dan merah untuk naskah dinas keluar.
I. Jalannya Pengurusan dan Pengendalian Naskah Dinas Masuk.
Para petugas yang dilibatkan dalam pengurusan dan pengendalian naskah dinas masuk adalah :
1. Unit Pengolah
a. Penerima.
Dalam melaksanakan tugasnya, penerima melakukan kegiatan-kegiatan sebagai berikut :
1). Menerima naskah dinas yang di sampaikan oleh pengantar pos atau telkom maupun caraka atau perorangan.
2). Meneliti kebenaran alamat naskah dinas kemudian memaraf bukti penerimaan.
3). Mensortir dan memeriksa perlengkapan naskah dan memisah-misahkan antara naskah dinas yang boleh di buka dan yang tidak boleh di buka (rahasia dan pribadi).
4). Membuka sampul naskah dinas yang boleh di buka, meneliti kebenaran alamat serta kelengkapan-kelengkapan seperti lampiran. Bagi naskah dinas yang salah alamat maupun kelengkapannya tidak sesuai agar di kembalikan. Amplop diikutsertakan bersama naskah dinas.
5). Mencantumkan nomer urut pada naskah dinas dan mencatat nomer kode dalam daftar pengendali surat masuk sesu\ai nomor urut.
6). Membubuhkan paraf, numerator dan tanggal penerimaan pada sudut kiri bawah naskah dinas.
7). Mencatat naskah dinas dalam kartu kendali surat masuk (rangkap3).
8). Menyusun kartu kendali lembar I dalam kotak kartu kendali berdasarkan urutan nomer kode, susunan dalam kode, kartu kendali disusun berdasarkan abjad pada indeks.
9). Mempersiapkan 2 lembar disposisi dan mengisinya.
10). Menyampaikan naskah dinas masuk berikut kartu kendali lembar II dan lembar III serta 2 lembar disposisi kepada pengarah .
11). Menerima kendali naskah dinas berikut dua lembar kartu disposisi yang sudah di disposisi oleh pengarah.
b. Pengarah.
Dalam melaksanakan tugasnya, pengarahan melakukan kegiatan kegiatan sebagai berikut :
Menerima naskah dinas berikut kartu kendali lembar II dan serta 2 lembar disposisi dari penerima.
Memeriksa dan menaliti kelengkapan naskah dinas, kemudian membubuhkan disposisi pengarah dalam kolom intruksi/informasi pada lembar disposisi.
Memberikan petunjuk pada lember disposisi tentang adanya hubungan dengan naskah dinas yang telah diterima (retro) yang berkaitan.
Menyampaikan naskah dinas berikut 2 lembar kartu kendali serta 2 lembar kartu disposisi yang telah dibubuhi/ arahkan kepada penerima.
c. Penyimpanan.
Dalam melaksanakan tugasnya, penyimpanan melakukan kegiatan-kegiatan sebagai berikut :
Menerima kartu kendali lembar II yang sudah diparaf dari unsure pelaksana, kemudian menyusun lembar kendali tersebut dalam kotak/laci kartu kendali sebagai pengganti arsip berdasarkan pengelompokan kode klasifikasi.
Menerima lembar disposisi warna merah yang sudah diparaf dari unsur pelaksana sebagai pengganti arsip selama arsip masih diproses unsur pelaksana.
Menyusun lembar disposisi warna merah dalam tickler file yang disusun secara teratur berdasarkan urutan waktu.
Menerima naskah dinas yang sudah selesai diproses berikut lembar disposisi warna putih disertai kartu kendali III lembar dari unsur pelaksana.
Menyerahkan atau mengembalikan lembar disposisi warna merah dan kartu kendali lembar II kepada unsur pelaksana sebagai bukti bahwa naskah dinas telah selesai diproses.
Menyusun naskah dinas yang sudah selesai diproses dalam folder dan bok arsip secara urutan kartu dan pengelompokan kode klarifikasi.
Menyusun lembar disposisi warna putih dalam tikler file secara urutan waktu.
Menyusun kartu kendali lembar III dalam kotak/laci kartu kendali berdasarkan pengelompokan kode klasifikasi.
2. Unsur Pelaksana pada Unit Pengolah
Dalam melaksanakan tugasnya, unsur pelaksana pada unit pengolah melakukan kegiatan sbb :
Menerima naskah dinas berikut 2 lembar kartu kendali (lembar II dan lembar III) serta lembar II disposisi yang mendapat disposisi/diarahkan oleh pengarah.
Membaca dan meneliti naskah dinas berikut kelengkapannya (lampiran lembar disposisi) apa benar dinas tsb diarahkan untuknya.
Memaraf kartu kendali lembar II dan III serta II lembar disposisi bahwa naskah dinas sudah diterima.
Menyampaikan kartu kendali lembar II dan lembar disposisi warna merah kepada penyimpan sebagai pengganti arsip.
Menyusun kartu kendali lembar III dalam kota/laci kartu kendali berdasarkan pengelompokan kode klasifikasi.
Memproses naskah dinas sesuai disposisi atau arahan pimpinan.
Mengmbalikan naskah dinas yang sudah selesai diproses berikut lembar diposisi warna putih dan warna kendali lembar III kepada penyimpan.
Menerima kartu kendali lembar II dan menyusun kotak atau laci kartu kendali berdasatrkan urutan kode klasifikasi.
Menerima lembar disposisi warna merah kemudian menyusun dalam tikler/file berdasarkan urutan waktu.
II. Jalannya Pengurusan dan Pengendalian Naskah Dinas Rahasia Masuk.
Para petugas yang dilibatkan dalam pengurusan dan pengendalian naskah dinas rahasia masuk adalah :
Unit Kearsipan
Penerima.
Dalam melaksanakan tugasnya, penerima melakukan kegiatan-kegiatan sbb :
Menerima naskah dinas rahasia yang disampaikan pengantar Pos atau Telkom maupun caraka atau perorangan.
Meneliti kebenaran alamat naskah dinas kemudian membubuhkan paraf pada bukti penerimaan.
Mencantumkan stempel penerimaan pada amplop sebelah kiri kemudian dibubuhi tanggal nomorator dan paraf penerima.
menyampaikan naskah dinas rahasia dalam keadaan amplop tertutup kepada pencatat khusus dinas rahasia dengan menggunakan lembar pengantar naskah dinas rahasia sebagai ekspedisi.
menerima kembali lembar pengantar yang sudah diparaf pencatat khusus kemudian disusun dalam folder berdasarkan urutan waktu.
b. Pencatat Khusus.
Dalam melaksanakan tugasnya, penerima melakukan kegiatan-kegiatn sbb:
Menerima naskah dinas rahasia yang disampaikan oleh pengantar pos atau telkom maupun caraka atau perorangan
Meneliti kebenaran alamat naskah dinas kemudian memaraf bukti penerimaan.
Mncantumkan stempel penerimaan pada amplop sebelah kiri kemudian dibubuhi tanggal nomor dan paraf penerima
Menyampaikan naskah dinas rahasia dalam keadaan amplop tertutup kepada pencatat khusus dinas rahasia dengan menggunakan lembar pengantar naskah dinas rahasia ekspedisi.
Menerima kembali lembar pengantar yang sudah diparaf pencatat khusus kemudian disusun kembali poler berdasarkan urutan waktu.
Membuka naskah dinas rahasia bagi naskah dinas yang dapat di buka kemudian meneliti kebenarannya alamat dan kebenaran lampirannya .
Mencatat naskah dinas rahasia (yang dibuka dan yang tidak dapat dibuka) dalam kartu kendali surat masuk rangkap tiga.
Menyusun kartu kendali lembar I dalam kotak atau laci kartu kendali berdasarkan nomor urutan kode klasifikasi.
Menyiapkan dua lembar disposisi kemudian mengisinya (naskah dinas yang di buka maupun yang tidak boleh dibuka diberi dua disposisi).
Menyiapkan sampul amplop yang besar untuk memasukan naskah dinas berikut lembar disposisi.
Memasukan naskah dinas yang dibuka maupun yang tidak boleh dibuka berikut dua lembar disposisi.
Menyampaikan amplop yang berisi naskah dinas rahasia dan dua lembar disposisi dalam keadaan tertutup berikut kartu kendali II dan III diluar sampul atau amplop kepada unit pengolah.
Menerima kembali naskah dinas rahasia tersebut berikut kartu kendali lembar II dan dua lembar disposisi yang sudah diberi disposisi atau pengarahan di proses pimpinan unit pengolah.
Menyusun kartu kendali lembar II dalam kotak atau laci kartu kendali sebagai pengganti arsip selama masih diproses diunit pengolah berdasarkan pengelompokan.
Menyampaikan naskah dinas rahasia berikut lembar disposisi yang sudah didisposisi tersebut kepada unsur pelaksana.
Menerima kembali lembar disposisi warna merah yang sudah diparaf dari unsur pelaksana sebagai bukti bahwa naskah sudah diterima.
Menyusu lembar disposisi warna merah dalam tikler file khusus naskah dinas rahasia berdasarkan urutan waktu.
Menerima kembali naskah dinas yang sudah selesai diproses berikut lembar disposisi warna putih dan kartu kendali lembar III dari unit pengolah.
Menyerahkan lembar disposisi merah dan kartu kendali lembar II kepadda unit pengolah sebagai tanda arsip atau naskah dinas yang sudah diterima.
Menyusun naskah dinas berikut lembar disposisi putih dalam polder dan boks arsip berdasarkan kode klasifikasi dan urutan waktu.
Menyusun kartu kendali lembar III dalam kotak/laci kartu kendali berdasarkan urutan kode klasifikasi.
2. Unit Pengolah.
a. Pimpinan
Dalam melaksanakan tugasnya, pimpinan unit pengolah melakukan kegiatan-kegiatan sbb :
Menerima naskah dinas rahasia berikut dua lembar disposisi dalam sampul tertutupdan dua lembar kartu kendali (lembar I dan II) ditempel diluar sampul dari pencatat khusus.
Memaraf kartu kendali II bukti bahwa naskah dinas rahasia telah diterima.
Menyimpan menyusun kartu kendali III dalam kotak atau laci kartu kendali di susun berdasarkan pengelompokan urutan kode klasifikasi.
Membuka naskah dinas rahasia kemudian meneliti kebenaran alamat dan kelengkapan lampiran.
Membubuhkan disposisi pada kolom instruksi/informasi pada lembar disposisi yang ditujukan kepada unsur pelaksana sesuai bidang tugasnya.
Menyampaikan kembali naskah dinas rahasia beserta dua lembar disposisi yang sudah didisposisikan atau diarahkan dan kartu kendli lembar II yang sudanh diparaf kepada pencatat khusus untuk disampaikan kepada unsur pelaksana.
b. Unsur Pelaksana
Dalam melaksanakan tugasnya, unsur pelaksana melakukan kegiatan-kegiatan :
Menerima naskah dinas berikut 2 lembar disposisi yang sudah didisposisikan/diarahkan pimpinan dari pencatat khusus unit kearsipan.
Memaraf lembar disposisi (warna merah) sebagai bukti bahwa naskah dinas sudah diterima untuk selanjutnya diproses sesuai disposisi/arahan pimpinan.
Mengembalikan lembar disposisi II (warna merah) kepada pencatat khusus sebagai pengganti tanda terima.
Memproses naskah dinas sesuai disposisi/arahan pimpinan.
Menyampaikan naskah dinas yang sudah diproses berikut lembar disposisi I kepada pencatat khusus naskah dinas rahasia.
Menerima lembar disposisi II (warna merah) dari pencatat khusus kemudian disusun dalam tikler file berdasarkan urutan waktu.
III. Jalannya Pengurusan dan Pengendalian Naskah Dinas Keluar.
Para petugas yang dilibatkan dalam pengurusan dan pengendalian naskah dinas keluar adalah :
1. Tata Usaha Unit Pengolah.
Dalam melaksanakan tugasnya, tata usaha pengolah melakukan kegiatan-kegiatan sebagai berikut :
a. Meneliti kembali kelengkapan naskah dinas yang sudah ditandatangani pimpinan (minimal rangkap 3).
b. Menyampaikan kartu kendali lembar II dan lembar disposisi warna merah kepada penyimpanan sebagai pengganti arsip.
c. Memaraf kartu kendali lembar IIdan III serta dua lembar disposisi bahwa naskah dinas sudah diterima.
d. Menyusun kartu kendali lembar III dalam kotak/laci kartu kendali berdasarkan pengelompokan kode klaarifikasi.
e. Memproses naskah dinas sesuai arahan pimpinan.
2. Unit Kearsipan.
a. Pengendali;
b. Penyimpanan;
c. Pengirim.
IV. Jalannya Pengendalian dan Pengurusan Naskah Dinas Rahasia Keluar
Para petugas yang terlibat dalam pengurusan dan pengendalian naskah dinas rahasia keluar adalah :
1. Unit Pengolah.
2. Unit Kearsipan.
a. Pencatat khusus naskah dinas rahasia;
b. Pengirim.
V. Jalannya Pengurusan dan Pengendalian Naskah Dinas Tercatat
a. Pelaksanaan pengurusan dan pengendalian sama dengan pengurusan dan pengendalian naskah dinas masuk, hanya dalam kolom Catatan pada kartu kendali dicantumkan kata-kata “Tercatat nomor Resi ………..”
b. Peencatatan naskah dinas tercatat pelaksanaannya dapat dilakukan sekaligus oleh pencatat/penerima khusus naskah dinas rahasia.
PENGURUSAN/PENGENDALIAN NASKAH DINAS DI DESA/KEL.
Pengurusan naskah dinas di tingkat Desa/Kelurahan menggunakan kartu kendali rangkap 2, yaitu :
- Kartu kendali warna putih dan hijau untuk naskah dinas masuk.
- Kartu kendali warna putih dan kuning untuk naskah dinas keluar.
I. Jalannya Pengurusan dan Pengendalian Naskah Dinas Masuk
Para petugas yang terlibat dalam pengurusan dan pengendalian naskah dinas masuk adalah :
1. Unit Kearsipan.
1. Penerima,
2. Pengarah.
II. Jalannya Pengurusan dan Pengendalian Naskah Dinas Rahasia Masuk
Para petugas yang terlibat dalam pengurusan dan pengendalian naskah dinas rahasia masuk adalah :
1. Unit Pengolah
a. Penerima,
b. Pencatat Khusus.
2. Unit Pengolah
a. Pimpinan (Kepala Desa, Lurah atau Pejabat yang ditunjuk),
b. Unsur Palaksana.
III. Jalannya Pengurusan dan Pengendalian Naskah Dinas Keluar
Para petugas yang terlibat dalam pengurusan dan pengendalian naskah dinas keluar adalah :
1. Unit Pengolah
2. Unit Kearsipan
a. Pengendali,
b. Pengirim.
IV. Jalannya Pengurusan dan Pengendalian Naskah Dinas Rahasia
Para petugas yang terlibat dalam pengurusan dan pengendalian naskah dinas rahasia keluar adalah :
1. Unit Pengolah
2. Unit Kearsipan
a. Pencatat khusus,
b. Pengirim.
V. Jalannya Pengurusan dan Pengendalian Naskah Dinas Tercatat Masuk
a. Pelaksana pengurusan dan pengendalian naskah dinas tercatat sama dengan pengurusan dan pengendalian naskah dinas lainnya, hanya dalam kolom catatan ditulis kata-kata “Tercatat Nomor Resi …..”
b. Pencatat naskah dinas tercatat penanganannya dapat sekaligus dilakukan oleh pencatat/penerima khusus naskah dinas rahasia
LAMPIRAN II BERDASARKAN KEPUTUSAN BUPATI SUKABUMI NOMOR : 07 TAHUN 2001 TANGGAL 17 APRIL 2001 TENTANG TATA KEARSIPAN
PENGERTIAN
Penataan adalah kegiatan mengatur dan menata dalam suatu susunan yang sistematis dengan memperhatikan kegunaan bentuk dan sifat.
Penataan kartu kendali adalah cara untuk mengatur dan menata kartu kendali dalam susunan yang sistmatis dengan memperhatikan kegunaan .
Sistem pemberantasan adalah suatu yang diatur dalam bentuk berkas yang ditata sedemikian rupa sehingga masalah yang di simpan dapat dilihat secara jelas dan memudahkan dalam penemuan kembali, meliputi :
a. Seri adalah arsip/berkas yang disusun berdasarkan kesamaan jenis;
b. Rubrik adalah arsip/berkas yang di susun berdasarkan masalah;
c. Dosier adalah arsip/berkas yang disusun atas dasar kesamaan urusan atau kegiatan.
d. Penataan arsip/berkas Dinamis Aktif adalah cara untuk mengatur berkas dalam suatu susunan dalam sistematis dengan memperhatikan kegunaan.
e. Penataan arsip/berkas Dinamis In-aktif adalah cara untuk mengatur dan menata berkas dalam suatu susunan yang sistematis dengan memperhatikan kegunaan.
f. Sarana adalah macam-macam benda yang dipergunakan untuk mengerjakan sesuatu yang menunjang dalam menunjang melaksanakan tugas.
Arsip pasilitatif adalah arsip yamg tercipta akibat pelaksanaan kegiatan yang bersipat menunjang atau pasilitatif untuk membantu tugas pokok dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan oleh suatu instansi;
Arsip subtantif adalah arsip hasil kegiatan yang bersipat pokok (tugas utama organisasi) dalam rangka pencapaian tujuan yang di tentukan oleh suatu instansi;
i. Daftar pertelaan arsip adalah daftar ayng berisikan rincian impormasi dalam berkas yang di susun secara kronologis atau nomerik untuk kepentingan pemindahan arsip atau pemusnahan arsip.
PEMBUATAN DAFTAR PERTELAAN ARSIP
Daftar pertelaan dalam pembuatannya sesuai dengan sistem penataan arsip/berkasnya yakni :
a. Nomor urut, misalnya untuk arsip peraturan yang berdasarkan Nip/nama arsip-arsip kepegawaian;
b. Abjad;
c. Waktu yaitu menurut tahun dan bulan;
d. Badan atau instansi;
e. Klasifikasi masalah;
f. Gabungan antara dua sistem atau lebih sesuai kebutuhan.
C. LAMPIRAN III KEPUTUSAN BUPATI SUKABUMI NOMOR : 07 TAHUN 2001 TANGGAL 17 APRIL 2001 TENTANG TATA KEARSIPAN PEMERINTAH KABUPATEN SUKABUMI
PENGERTIAN
Klasifikasi adalah penggolahan naskah dinas berdasarkan masalah yang dimuat di dalamnya ada merupakan pedoman untuk pengaturan, penataan dan penemuan kembali arsip;
Klasifikasi Masalah adalah penggolongan arsip yang di dasarkan atas masalah yang terdapat pada arsip;
Pola klasifikasi di susun secara berjenjang dengan mempergunakan prinsip perkembangan dari umum ke khusus;
Kode adalah tanda pengenal seperti yang tercantum dalam pola klasifikasi yaitu tanda atau alat untuk mengenai masalah yang di kandung dalam arsip;
Kode Klasifikasi Arsip adalah merupakan bagian dari klasifikasi arsip yang menjadi tanda pengenal urusan dalam bentuk angka yang berfungsi sebagai menuntut terhadap letak berkas di tempat penyimpanan;
Kode Komponen adalah tanda pengenal komponen unit pengolah yang mengolah/menangani naskah dinas dan tertulis dengan hurup ditempatkan dibelakang nomor urut;
Kode pembantu merupakan kode pelengkap yang tidak dapat di pakai sendiri;
Nomor urut adalah nomor urut naskah dinas yang di mulai dengan angka 01 dan seterusnya sebagai sarana inventaris jumlah naskah dinas;
Arsip Staturer adalah arsip-arsip peraturan perundang-undangan seperti: undang-undang, peraturan pemerintah/ daerah, keputusan presiden, keputusan menteri, keputusan bupati, instruksi kepala daerah dan lain lain;
Indeks adalah ciri atau tanda dari naskah dinas berupa kata tangkap yang akan di jadikan petunjuk dan kata pengenal untuk memudahkan penemuaan kembali arsip;Indeks kaitan terdiri dari himpunan nama-nama masalah dan kaitannya yang terdapat dalam pola klasifikasi yang disusun dalam urutan abjad dengan diikuti kodenya;
Kartu Petunjuk Silang adalah formulir yang digunakan untuk memberi petunjuk tentang adanya lebih dari satu masalah pada satu naskah dinas sebagai sarana petunjuk tentang adanya hubungan dengan file lainnya;
Kegiatan Fasilitatif adalah kegiatan penunjang untuk memperlancar tugas pokok dalam mencapai tujuan yang ditentukan instansi;
m. Kegitan Subtantif adalah kegiatan yang menyangkut fungsi dan tugas pokok organisasi yang bersangkutan yang bersifat operasional.
c. Rincian tiga
000 UMUM
BAB IV
REKAPITULASI KEGIATAN HARIAN
PENDIDIKAN SISTEM GANDA (PSG) /
PRAKTEK KERJA INDUSTRI (PRAKERIN)
DI SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN SUKABUMI
BAB V
PENUTUP
KESIMPULAN
Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan di atas, maka di tarik kesimpulan secara singkat antara lain :
Pada mulanya Pemerintah Kabupaten Sukabumi merupakan distrik dari Kabupaten Cianjur dengan nama Kecamatan Gunung parang;
Pada tanggal 1 April 1914 distrik Sukabumi yang meliputi wilayah Daerah Tingkat II Sukabumi dijadikan daerah otonom dengan nama Stand Agemente;
Pada tanggal 1 April 1921 daerah Sukabumi terpisah dari Kabupaten Sukabumi, hal ini di kuatkan dengan UU No. 14 tahun 1950;
Pemerintah Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Sukabumi dirubah menjadi Pemerintahan Kabupaten Sukabumi pada Tahun 2001. Pemerintah Kabupaten Sukabumi berpindah pusat di daerah Palabuhanratu, dan menjadi Ibu Kota Kabupaten Sukabumi pada kepemimpinan Drs. H. MAMAN SULAEMAN dan Wakilnya H. U. H. MAULANA YUSUP periode (1999-2004) dan sekarang Drs. H. SUKMAWIJAYA, MM dan Wakilnya ACHMAD DJAJULI, M.Pd;
Kantor Kabupaten ini atau yang lebih tepatnya disebut Sekretariat Daerah Kabupaten Sukabumi yang merupakan pusat pemerintahan dibagi menjadi beberapa bagian. Bagian-bagian tersebut dibagi lagi menjadi sub-sub bagian yang satu sama lainnya saling berkaitan dan merupakan satu kesatuan yang utuh;
Untuk Bagian Umum terdapat beberapa sub, yakni Subag TU dan Perpustakaan, Subag Rumah Tangga dan Subag Protokol.
Bagian Umum merupakan pusat pengendalian pengelolaan surat-surat dinas baik yang masuk maupun yang keluar dari Sekretariat Daerah Kabupaten Sukabumi serta pusat penyimpanan arsip-arsip yang dikelola oleh Sekretariat Daerah Kabupaten Sukabumi;
Selain menjadi pusat pengelolaan surat-surat dinas dan kearsipan lingkup Sekretariat Daerah, Bagian Umum juga merupakan pengendali surat keluar untuk Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) se-Kabupaten Sukabumi yang ditandatangani oleh Bupati Sukabumi, Wakil Bupati Sukabumi, Sekretaris Daerah sampai dengan Asisten Sekretaris Daerah;
Sebagai pendapatan asli dari Pemerintah Kabupaten, berasal dari Pemerintah Kabupaten itu sendiri. Subsidi Pemerintahan Kabupaten Sukabumi dan bantuan dari dinas, lembaga kantor, instansi, dan lainnya.
SARAN
Berdasarkan pengalaman yang telah penyusun alami selama dua bulan lebih, maka demi kelancaran kerja pada Kantor Sekretariat Daerah Kabupaten Sukabumi yang berada di Palabuhanratu penyusun mencoba memberikan saran-saran yang Insya’Allah ada manfaatnya bagi semua, diantaranya :
Dalam pengelolaan administrasi surat-surat dinas agar lebih diperhatikan dalam hal-hal garis koordinasi, ketepatan tugas pokok dan fungsi dari tiap bagian, pengarsipan surat-surat dan sebagainya;
Kedisiplinan dan tanggung jawab karyawan supaya lebih ditingkatkan;
Hubungan baik antara karyawan dan karyawati agar lebih dipertahankan dan ditingkatkan;
Setiap hari karyawan dan karyawati untuk biasa mengikuti apel pagi dan alangkah baiknya biasa diikuti oleh seluruh karyawan dan karyawati;
Sebaiknya pelaksanaan pengajian rutin yang dilaksanakan setip hari Rabu alangkah baiknya apabila semua karyawan mulai dari pejabat teras sampai staf pelaksana mengikutinya dengan sungguh-sungguh karena hal tersebut berguna untuk menyegarkan rohani kita.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar